KI-Einführung mit Augenmaß: Fragen und Antworten für kleine und mittlere Organisationen 2026-10-22T00:00:00Z https://www.ischinsky.de/ Florian Ischinsky 2026-10-22T00:00:00Z https://www.ischinsky.de/blog/ki-verordnung-kleine-unternehmen/ <div class="box"> <p><strong>Das Wichtigste in Kürze</strong></p> <ul> <li>Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) gilt seit dem 1. August 2024 und wird in Stufen wirksam.</li> <li><strong>Seit 2. Februar 2025:</strong> Verbotene KI-Praktiken sind untersagt, und Unternehmen müssen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern (Artikel 4).</li> <li><strong>Seit 27. Juli 2026:</strong> Der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) hat Artikel 4 abgeschwächt. Statt ein „ausreichendes Maß“ an Kompetenz sicherzustellen, müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, die die Kompetenz fördern.</li> <li><strong>Seit 2. August 2026:</strong> Transparenzpflichten nach Artikel 50, etwa die Kennzeichnung von Deepfakes.</li> <li><strong>Ab 2. Dezember 2027:</strong> Pflichten für Hochrisiko-KI wie Software zur Bewerberauswahl. Ursprünglich war der 2. August 2026 vorgesehen.</li> </ul> </div> <h2>Betrifft die KI-Verordnung auch kleine Betriebe?</h2> <p>Ja, und zwar unabhängig von der Größe. Die Verordnung unterscheidet nicht zwischen Konzern und Handwerksbetrieb, sondern nach Rollen und Risiken. Wer ein KI-System entwickelt und auf den Markt bringt, ist <strong>Anbieter</strong>. Wer ein KI-System beruflich nutzt, ist <strong>Betreiber</strong>. Ein Steuerbüro, in dem Mitarbeitende mit einem Chat-Assistenten E-Mails entwerfen, ist damit Betreiber im Sinne der Verordnung.</p> <p>Die gute Nachricht: Für Betreiber, die KI für alltägliche Büroaufgaben nutzen, sind die Pflichten überschaubar. Die aufwendigen Anforderungen der Verordnung, etwa Risikomanagement, technische Dokumentation und Konformitätsbewertung, treffen vor allem Anbieter und Hochrisiko-Anwendungen. Für kleine und mittlere Unternehmen sieht die Verordnung zudem Erleichterungen vor, und der Digital Omnibus hat diese 2026 noch ausgeweitet.</p> <h2>Welche Pflichten gelten heute schon?</h2> <p>Für typische kleine Betriebe, die KI-Werkzeuge nutzen, sind heute drei Bereiche relevant.</p> <p><strong>1. KI-Kompetenz fördern (Artikel 4).</strong> Seit dem 2. Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber dafür sorgen, dass ihre Beschäftigten mit KI umgehen können. Das betrifft auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens KI nutzen, etwa freie Mitarbeitende. Was das konkret heißt, erklärt der nächste Abschnitt.</p> <p><strong>2. Verbotene Praktiken (Artikel 5).</strong> Ebenfalls seit Februar 2025 sind bestimmte Anwendungen verboten. Für Betriebe am wichtigsten: Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen (mit Ausnahmen aus medizinischen oder Sicherheitsgründen), die Bewertung von Menschen nach ihrem sozialen Verhalten und manipulative Techniken, die Menschen schaden. Ab dem 2. Dezember 2026 kommen zwei neue Verbote hinzu: KI, die ohne Einwilligung realistische intime Bilder identifizierbarer Personen erzeugt, und KI, die Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs erzeugt.</p> <p><strong>3. Transparenz (Artikel 50).</strong> Seit dem 2. August 2026 gilt: Wer mit KI Bilder, Videos oder Tonaufnahmen erzeugt, die echte Personen, Orte oder Ereignisse täuschend echt darstellen, muss das offenlegen. Menschen, die mit einem KI-System sprechen, etwa einem Chatbot auf einer Website, müssen erkennen können, dass sie es mit einer Maschine zu tun haben. Diese Pflicht richtet sich in erster Linie an den Anbieter des Chatbots; wer einen solchen Chatbot einsetzt, sollte aber prüfen, ob der Hinweis tatsächlich erscheint.</p> <h2>Was bedeutet KI-Kompetenz nach dem Digital Omnibus?</h2> <p>Die ursprüngliche Fassung von Artikel 4 war streng formuliert. Sie verlangte, dass Unternehmen</p> <blockquote> <p>„Maßnahmen [ergreifen], um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei ihrem Personal und anderen Personen sicherzustellen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind.“ <cite>Artikel 4 der KI-Verordnung in der Fassung von 2024, zitiert nach TÜV Rheinland Consulting</cite></p> </blockquote> <p>Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, wurde Artikel 4 vollständig neu gefasst. Anbieter und Betreiber müssen nun Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu <strong>unterstützen</strong>. Ausdrücklich heißt es, dass sie kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren müssen. Aus einer Erfolgspflicht ist damit eine Bemühenspflicht geworden. Zugleich sollen Kommission und Mitgliedstaaten die Unternehmen, gerade kleine und mittlere, dabei unterstützen.</p> <p>Für die Praxis heißt das: Die Pflicht ist nicht weggefallen. Sie verlangt weiterhin sinnvolle, an Aufgabe und Vorwissen angepasste Maßnahmen. Bewährt haben sich:</p> <ul> <li>eine <strong>KI-Nutzungsrichtlinie</strong>, die festlegt, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten tabu sind,</li> <li>eine <strong>Grundlagenschulung</strong> für alle, die KI nutzen, mit Teilnahmenachweis,</li> <li>eine <strong>Ansprechperson</strong> für Fragen und</li> <li>eine <strong>kurze Dokumentation</strong>, wer wann woran teilgenommen hat.</li> </ul> <p>Ein eigenes Bußgeld für Verstöße gegen Artikel 4 sieht die Verordnung nicht vor. Dokumentierte Maßnahmen sind trotzdem sinnvoll: Sie zeigen im Ernstfall, dass das Unternehmen seine Sorgfaltspflichten ernst nimmt, und sie senken das Risiko, dass vertrauliche Daten in falsche Werkzeuge gelangen.</p> <h2>Was hat der Digital Omnibus sonst noch geändert?</h2> <p>Der Digital Omnibus zur KI wurde im Mai 2026 politisch vereinbart, am 24. Juli 2026 im Amtsblatt der EU veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Für kleine und mittlere Unternehmen sind vor allem drei Änderungen wichtig:</p> <div class="table-wrap"><table> <thead> <tr> <th>Änderung</th> <th>Vorher</th> <th>Jetzt</th> </tr> </thead> <tbody> <tr> <td>Hochrisiko-KI nach Anhang III (z. B. Personalauswahl, Kreditwürdigkeit, Bildung)</td> <td>ab 2. August 2026</td> <td>ab 2. Dezember 2027</td> </tr> <tr> <td>Hochrisiko-KI in Produkten nach Anhang I (z. B. Maschinen, Medizinprodukte)</td> <td>ab 2. August 2027</td> <td>ab 2. August 2028</td> </tr> <tr> <td>KI-Kompetenz (Artikel 4)</td> <td>Kompetenz „sicherstellen“</td> <td>Kompetenz durch Maßnahmen „unterstützen“</td> </tr> <tr> <td>Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte (Artikel 50 Abs. 2) für Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren</td> <td>ab 2. August 2026</td> <td>Übergangsfrist bis 2. Dezember 2026 (Pflicht der Anbieter)</td> </tr> </tbody> </table></div> <p>Außerdem wurde eine neue Kategorie für „kleine Unternehmen mittlerer Kapitalisierung“ eingeführt: Firmen, die keine KMU mehr sind, aber weniger als 750 Beschäftigte haben. Sie erhalten ähnliche Erleichterungen wie KMU, etwa vereinfachte Dokumentationsvorlagen.</p> <h2>Was kommt bis 2028 auf Betriebe zu?</h2> <p>Die wichtigste Frist für Betreiber ist der <strong>2. Dezember 2027</strong>. Ab dann gelten die Pflichten für Hochrisiko-Anwendungen nach Anhang III. Für kleine Betriebe ist das vor allem dann relevant, wenn sie KI im <strong>Personalbereich</strong> einsetzen: zur Sichtung von Bewerbungen, zur Leistungsbewertung oder zur Planung von Beförderungen. Betreiber solcher Systeme müssen unter anderem die Gebrauchsanweisung des Anbieters befolgen, eine menschliche Aufsicht durch geschulte Personen sicherstellen, Protokolle aufbewahren und Beschäftigte informieren, bevor sie ein solches System am Arbeitsplatz einsetzen.</p> <p>Am <strong>2. August 2028</strong> folgen die Regeln für KI, die in regulierte Produkte eingebaut ist. Das betrifft vor allem Hersteller, kaum aber Betriebe, die KI nur nutzen.</p> <h2>Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 25 Beschäftigten</h2> <p><em>Beispiel zur Veranschaulichung:</em> Ein Sanitärbetrieb nutzt einen Chat-Assistenten für Angebotstexte und Kundenmails. Zwei Mitarbeitende im Büro haben private Konten angelegt, die Monteure diktieren Berichte in eine Transkriptions-App.</p> <p>Was der Betrieb jetzt tun sollte: ein Werkzeug mit Unternehmensvertrag wählen und private Konten ablösen, eine kurze Nutzungsrichtlinie einführen (keine Kundennamen und Preise in nicht freigegebene Werkzeuge), eine halbtägige Schulung für alle KI-Nutzenden durchführen und die Teilnahme dokumentieren. Hochrisiko-Pflichten betreffen den Betrieb nicht, solange er KI nicht für Personalentscheidungen einsetzt. Aufwand: wenige Tage, verteilt auf einige Wochen.</p> 2026-10-22T00:00:00Z https://www.ischinsky.de/blog/datenschutz-und-ki-im-betrieb/ <div class="box"> <p><strong>Das Wichtigste in Kürze</strong></p> <ul> <li>Die DSGVO gilt immer, wenn in einer Eingabe personenbezogene Daten stecken, also schon bei einem Kundennamen in einer E-Mail, die die KI umformulieren soll.</li> <li>Für Cloud-KI-Werkzeuge brauchen Sie in der Regel einen <strong>Vertrag zur Auftragsverarbeitung</strong> nach Artikel 28 DSGVO.</li> <li>Die Datenschutzkonferenz (DSK) empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 <strong>geschlossene Systeme</strong>, die Eingaben nicht an Dritte weitergeben oder zum Training nutzen.</li> <li>Datenübermittlungen in die USA sind über das <strong>EU-US Data Privacy Framework</strong> möglich. Das EU-Gericht hat es am 3. September 2025 bestätigt; ein Rechtsmittel beim EuGH ist anhängig.</li> <li>Über Menschen entscheidet am Ende ein Mensch: <strong>Artikel 22 DSGVO</strong> verbietet ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.</li> </ul> </div> <h2>Wann gilt die DSGVO beim Einsatz von KI?</h2> <p>Immer dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, aber auch eine Beschreibung, die eindeutig auf jemanden schließen lässt („unser Hauptkunde aus der Nachbarstraße“).</p> <p>Im Alltag passiert das schneller, als man denkt. Wer eine Beschwerde-E-Mail in einen KI-Chat kopiert, um eine Antwort zu entwerfen, überträgt Name, Adresse und oft eine Bestellnummer an den Anbieter des Werkzeugs. Für den Betrieb heißt das: Er ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und muss sicherstellen, dass diese Übertragung zulässig ist. Ob die Daten danach beim Anbieter gespeichert, ausgewertet oder zum Training verwendet werden, hängt vom Werkzeug und vom gewählten Tarif ab.</p> <h2>Was muss ein KI-Werkzeug für den Betrieb mitbringen?</h2> <p>Bevor personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug dürfen, sollte es diese Punkte erfüllen. Die meisten großen Anbieter bieten dafür eigene Geschäftstarife an, die sich von den kostenlosen Versionen deutlich unterscheiden.</p> <div class="table-wrap"><table> <thead> <tr> <th>Prüfpunkt</th> <th>Warum</th> <th>Worauf achten</th> </tr> </thead> <tbody> <tr> <td>Vertrag zur Auftragsverarbeitung</td> <td>Pflicht nach Art. 28 DSGVO, wenn der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet</td> <td>Bei Geschäftstarifen meist als „Data Processing Addendum“ verfügbar</td> </tr> <tr> <td>Kein Training mit Ihren Eingaben</td> <td>Sonst gehen Ihre Daten in das Modell ein und lassen sich nicht zurückholen</td> <td>Vertraglich zugesichert, nicht nur als Schalter in den Einstellungen</td> </tr> <tr> <td>Speicherort und Übermittlung</td> <td>Drittlandübermittlungen brauchen eine Grundlage</td> <td>EU-Speicherung oder Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework</td> </tr> <tr> <td>Löschung und Aufbewahrung</td> <td>Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden</td> <td>Einstellbare Aufbewahrungsfristen für Chats</td> </tr> <tr> <td>Zugriff und Konten</td> <td>Kontrolle, wer was eingibt</td> <td>Firmenkonten mit zentraler Verwaltung statt privater Konten</td> </tr> </tbody> </table></div> <p>Artikel 28 DSGVO beschreibt den Maßstab so:</p> <blockquote> <p>„Erfolgt eine Verarbeitung im Auftrag eines Verantwortlichen, so arbeitet dieser nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.“ <cite>Art. 28 Abs. 1 DSGVO</cite></p> </blockquote> <h2>Welche Daten dürfen in welches Werkzeug?</h2> <p>Eine einfache Ampel hilft Mitarbeitenden, im Alltag schnell richtig zu entscheiden. Sie gehört in jede KI-Nutzungsrichtlinie.</p> <div class="table-wrap"><table> <thead> <tr> <th>Stufe</th> <th>Beispiele</th> <th>Regel</th> </tr> </thead> <tbody> <tr> <td>Grün: öffentlich</td> <td>Texte der eigenen Website, Pressemitteilungen, allgemeine Fachfragen</td> <td>In allen freigegebenen Werkzeugen erlaubt</td> </tr> <tr> <td>Gelb: intern</td> <td>Interne Abläufe, Entwürfe, Protokolle ohne Namen</td> <td>Nur in geprüften Werkzeugen mit Firmenkonto</td> </tr> <tr> <td>Rot: vertraulich</td> <td>Kunden- und Personaldaten, Gesundheitsangaben, Verträge, Preise, Zugangsdaten</td> <td>Nur in Werkzeugen, die ausdrücklich dafür freigegeben sind, sonst gar nicht</td> </tr> </tbody> </table></div> <p>Der wirksamste Schutz ist oft der einfachste: <strong>Daten weglassen oder ersetzen.</strong> Aus „Frau Schulz von der Bäckerei Schulz beschwert sich über die Lieferung vom 3. März“ wird „Eine Kundin beschwert sich über eine verspätete Lieferung“. Für einen guten Antwortentwurf braucht die KI den Namen nicht; er wird danach von Hand eingesetzt.</p> <h2>Was gilt für Daten von Mitarbeitenden und Bewerbungen?</h2> <p>Hier ist besondere Vorsicht nötig. Beschäftigtendaten sind sensibel, und Entscheidungen über Menschen haben rechtliche Folgen.</p> <ul> <li><strong>Keine automatisierten Entscheidungen:</strong> Nach Artikel 22 DSGVO dürfen Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung, etwa eine Absage oder eine Kündigung, nicht ausschließlich automatisiert fallen. Die DSK betont, dass am Ende ein Mensch mit echtem Entscheidungsspielraum entscheiden muss.</li> <li><strong>Betriebsrat:</strong> Wo es einen Betriebsrat gibt, ist er bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, in der Regel zu beteiligen. Viele KI-Werkzeuge fallen darunter, schon weil sie Eingaben protokollieren.</li> <li><strong>KI-Verordnung:</strong> KI zur Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung gilt als Hochrisiko-Anwendung. Die besonderen Pflichten für Betreiber greifen ab dem 2. Dezember 2027.</li> </ul> <h2>Was muss dokumentiert werden?</h2> <p>Datenschutz ist auch Dokumentation. Für den KI-Einsatz sind das in der Regel vier Dinge:</p> <ol> <li><strong>Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten</strong> (Art. 30 DSGVO): Eintrag für jedes KI-Werkzeug, mit dem personenbezogene Daten verarbeitet werden.</li> <li><strong>Vertrag zur Auftragsverarbeitung</strong> mit dem Anbieter, abgelegt und auffindbar.</li> <li><strong>Datenschutz-Folgenabschätzung</strong> (Art. 35 DSGVO), wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt, etwa bei Gesundheitsdaten oder umfangreicher Auswertung von Beschäftigtendaten.</li> <li><strong>Datenschutzerklärung</strong>, wenn Daten von Kunden oder Website-Besuchern mit KI verarbeitet werden, zum Beispiel über einen Chatbot.</li> </ol> <p>Hinzu kommt die Richtigkeit: KI-Ergebnisse können falsche Angaben über Personen enthalten. Wer sie ungeprüft übernimmt, verarbeitet unter Umständen falsche personenbezogene Daten.</p> <h2>Praxisbeispiel: Eine Steuerkanzlei mit zwölf Beschäftigten</h2> <p><em>Beispiel zur Veranschaulichung:</em> In einer Kanzlei nutzen mehrere Mitarbeitende einen kostenlosen KI-Chat, um Mandantenschreiben zu glätten, und kopieren dabei ganze E-Mail-Verläufe hinein.</p> <p>Das Problem ist doppelt: Es fehlt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und als Berufsgeheimnisträger unterliegt die Kanzlei zusätzlichen Verschwiegenheitspflichten. Der Weg aus der Situation: ein Werkzeug mit Geschäftstarif und Auftragsverarbeitungsvertrag wählen, Hinweise der eigenen Berufskammer beachten, eine Richtlinie mit Datenampel einführen und alle Beteiligten schulen. Bis dahin gilt: Mandantendaten nur anonymisiert, also ohne Namen, Steuernummern und Beträge, die Rückschlüsse erlauben.</p>